Решение задач «Составить DFD-диаграмму»,
Экономика в Санкт-Петербурге

1. Составить модель процесса «Заключение клиентского договора» верхнего уровня в классической нотации DFD. 2. Составить табличное описание процесса «Внутреннее согласование договора». 3. Составить DFD-диаграмму процесса «Подписание договора» в нотации ГейнаСарсона Данные для выполнения заданий. Процесс «заключение клиентского договора» состоит из следующих процессов: 1. Инициирование процедуры заключение договора: ? процедура заключения договора инициируется руководителем отдела продаж; ? руководитель отдела продаж назначает менеджера отдела продаж, на которого возлагаются обязанности по подготовке проекта договора, по сопровождению договора и осуществлению его внутреннего согласования, по сбору и подготовке материалов, необходимых для заключения договора, по контролю за исполнением договора, по организации контактов с контрагентом по вопросам, связанным с заключением и исполнением договора. 2. Подготовка проекта договора (осуществляется назначенным менеджером отдела продаж): ? выявление требований заказчика к форме и содержанию договора; ? составление проекта договора; ? передача договора на согласование внутри компании. 3. Внутреннее согласование договора: ? осуществляется на листе согласования в форме проставленных виз; ? организацию внутреннего согласования осуществляет менеджер отдела продаж; ? первым проект рассматривает юридическая служба. На эту операцию отводится не более 5 дней. При выявлении опечаток или ошибок проект договора возвращается на исправление менеджеру отдела продаж. На внесение необходимых изменений в проект договора отводится не более двух дней. Если ошибки и опечатки не найдены, то сотрудник юридической службы передает проект на согласование согласующим должностным лицам. 2 Согласующие должностные лица должны провести экспертизу договора в течение двух дней (каждый). Если возникают замечания к проекту договора, то на листе согласования проставляется отметка «С замечаниями» и подпись согласующего лица, затем проект договора возвращается менеджеру отдела продаж на доработку. Замечания к проекту договора излагаются на листе замечаний, который находится в приложении к договору. При отсутствии замечаний согласующее должностное лицо должно проставить на листе согласования свою визу. После доработки проекта договора менеджер отдела продаж передает его снова в юридическую службу на согласование в виде подпроцессов: 1. Согласование договора с контрагентом: ? Обязанности по согласованию с контрагентом проекта договора и замечаний к нему возлагаются на менеджера отдела продаж; ? Менеджер отдела продаж направляет проект договора (с листом согласования и листом замечаний) контрагенту; ? При невозможности достижения сторонами договора соглашения в отношении условий договора руководитель отдела продаж останавливает работу по согласованию договора. Договор является не подписанным и не подлежит хранению. Процесс завершен, когда после завершения согласования проекта договора с контрагентом, он передается на подписание генеральному директору компании. 2. Подписание договора: ? Договор передается на подписание в течение двух дней с даты завершения согласования; ? в компании договоры от имени организации вправе подписывать генеральный директор, лицо, исполняющее его обязанности, или иные лица, уполномоченные на подписание договоров доверенностью генерального директора; ? после подписания договора менеджер отдела продаж передает договор в службу управления делами не позднее одного дня с даты его подписания; ? служба управления делами регистрирует договор в журнале регистрации заключенных договоров и в системе электронного документооборота; ? служба управления делами подписанный экземпляр договора направляет контрагенту; ? менеджер отдела продаж осуществляет контроль за направлением контрагенту и возвратом подписанного договора; ? менеджер отдела продаж в течение одного дня с даты поступления подписанного сторонами договора одну копию договора оставляет себе, другую отправляет главному бухгалтеру. 3 3. Исполнение договора: ? Обязанности по осуществлению контроля за исполнением договора возлагаются на менеджера отдела продаж, который готовил и организовывал согласование и подписание договора; ? Руководители подразделений, ответственных за исполнение договора, обязаны своевременно предоставлять главному бухгалтеру акты сдачи-приемки работ, счета-фактуры и иные документы, свидетельствующие об исполнении организацией своих обязанностей по договору. Копию данных документов они должны предоставлять менеджеру отдела продаж. 4. Хранение договора: ? Обязанности по обеспечению учета и сохранности заключенных договоров возлагаются на службу управления делами.